Разделы

Технология социальной работы

Организация социальной работы

Специфика социальной работы

Теория социальной работы

Интересное

Правила организации приема и первичной обработки, порядок рассмотрения и принятия решений по обращениям граждан

Выбор формы индексации повторных обращений зависит, как определено пунктом 9 постановления, от объема документооборота. В правом верхнем углу повторных обращений и в регистрационных формах делается отметка «Повторно» и подбирается вся предыдущая переписка.

Гражданином может быть направлено одновременно обращение нескольким адресатам, и они в конечном итоге переадресовываются в одну организацию, в компетенции которой находится решение поставленного вопроса. Все эти обращения в организации-получателе учитываются под одним регистрационным индексом первого полученного из этих обращений с добавлением порядковых номеров других обращений, что определено пунктом 10 постановления, например: Д-401-1 – обращение, непосредственно поступившее в организацию «А», Д-401/2 – обращение, по тому же вопросу направленное гражданином в концерн «Беллегпром» и переадресованное в организацию «А», Д-401/3 – обращение по тому же вопросу, направленное гражданином в Министерство торговли и переадресованное в организацию «А».

Если для регистрации обращений используется традиционная РКК, то количество ее экземпляров определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением обращений граждан. При журнальной регистрации после заполнения соответствующих граф журнала также может использоваться РКК установленной формы для организации контроля за исполнением поступившего обращения. При использовании РКК в электронном виде она может распечатываться в необходимом количестве экземпляров (при отсутствии локальной компьютерной сети в организации).

Как правило, заполняются два-три экземпляра РКК. Один экземпляр вместе с обращением направляется исполнителю, остальные – предназначены для справочных картотек (в том числе контрольной).

После рассмотрения обращение вместе с экземпляром РКК передается из структурного подразделения (от исполнителя) ответственному за ведение делопроизводства в организации для централизованного формирования в дела и картотеки.

РКК систематизируются в справочной картотеке построенных по тематическому (структурному), региональному (географическому) признаку систематизируются преимущественно по алфавиту фамилий авторов обращений. РКК на коллективные и анонимные обращения, как правило, помещаются в отдельный раздел картотеки.

В пункте 13 Положения определено, что индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с дополнением других установленных в государственных органах, иных организациях обозначений, применяемых при регистрации. Этим дополнительным обозначением является, как правило, индекс дела по номенклатуре дел, в которое после исполнения группируются обращения. Например, в организации установлено, что дело с обращениями граждан ведется в отделе организационно-правовой, кадровой работы и международных связей. Соответствующее дело с заголовком «Обращения граждан и документы по их рассмотрению (переписка, справки и др.)» включено в номенклатуру дел организации под индексом 3-22 (3 – индекс отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей, где формируется дело с обращениями; 22 – порядковый номер дела по номенклатуре дел этого подразделения). Следовательно, индекс ответа будет следующим: 3-22/Д-50, где 3-22 – индекс дела по номенклатуре дел, Д-50 – регистрационный индекс обращения. [9, с. 18-26]

При организации работы с поступившими обращениями прежде всего следует определить, будет оно решено организацией, его получившей, либо направлено по назначению компетентному государственному органу, иной организации.

Зарегистрированное обращение передается руководителю, который принимает решение о порядке исполнения обращения, определяет исполнителей, а также решает, подлежит обращение постановки на особый контроль или нет. Решение руководителя оформляется в виде резолюции.

Срок исполнения в резолюции допускается не указывать в случае, если для исполнения обращения устанавливается типовой срок, предусмотренный Законом.

Для решения обращения при необходимости направляются запросы или организовывается выезд на место с целью проверки изложенных в обращениях фактов. Таким образом, срок исполнения может быть продлен в пределах, определенных законодательством.

На обращении, как правило, не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются лишь в том случае, если они детализируют порядок исполнения.

Все указания руководителя о порядке исполнения обращения, срок исполнения переносятся в регистрационную форму.

Статья 9 Закона и п. 15 Положения, предусмотрена ситуация, при которой поступившее в организацию обращение не относится к ее компетенции или в обращении содержаться вопросы, относящиеся к деятельности нескольких организаций.